עבודת ממשקים על סטרואידים

מה ארגונים יכולים ללמוד מיחידות חבירות בצה"ל על השתלבות מהירה תחת לחץ?

תארו לעצמכם את הסיטואציה הבאה: קצין (מפק"צ – מפקד צוות) של יחידה לוחמת חובר עם הצוות שלו במהלך פעילות מבצעית, ליחידה שאינה יחידת האם שלו. הוא נדרש להשתלב במהירות בפעילות השוטפת של היחידה, לייצר ערך מבצעי משמעותי – תוך תפקוד מיטבי בסביבה דינאמית.

בצה"ל פועלות מספר יחידות לוחמות, מקצועיות ובעלות מומחיות ייחודית בתחומים שונים – הפעלת אמצעים כלבנות מבצעית, הנדסה קרבית ועוד. מה שמשותף להן הוא לא רק רמת המקצועיות, אלא גם אופי הפעולה: הן אינן פועלות במסגרת קבועה, אלא מצטרפות לפרקי זמן משתנים לכוחות שונים – חי"ר, שריון, סדיר, מילואים. עליהן להביא לידי ביטוי את יכולתן הייחודית תוך השתלבות מהירה במסגרות לא מוכרות. יחידות אלה מכונות "יחידות חבירות" – והן מציעות הצצה מרתקת לעולם של עבודה בממשקים בתנאי קצה.

זכיתי ללוות 2 יחידות חבירות מסוגים שונים במהלך השנה וחצי הראשונות של מלחמת חרבות ברזל- מטעמי בטחון שדה פרטי היחידות נשארים שמורים. המאמר הנוכחי מבוסס על תובנות שלי מליווי היחידות בנושא חיזוק עבודת ממשקים.

3 אתגרים מרכזיים ביצירת ממשקים עם כוחות משתנים

העבודה במבנה שאינו אורגני, תחת תנאים משתנים וללא היכרות מוקדמת עם היחידות אליהן חוברים, יוצרת שלושה אתגרים מרכזיים:

1. אתגר מבצעי- לעיתים קרובות, הכוחות הקולטים אינם מכירים לעומק את היכולות הייחודיות של היחידות החבירות. מצב זה מחייב תיווך מתמשך של היכולות והתרומה האפשרית של הצוות – כדי להשתלב באופן מדויק במשימות הרלוונטיות.

2. אתגר לוגיסטי- מנהלי-החבירה ליחידות שאינן אורגניות יוצרת מורכבות בתחום הלוגיסטי והמנהלי. למשל, כאשר צוות הנדסה חובר לכוח חי"ר, ככל הנראה יידרש לקבל מענה לוגיסטי בתחום המקצועי ממקור חיצוני. לכן, המפק"צ נדרש לתאם מענים מול מספר גורמים במקביל – הן ביחידה הקולטת והן בגורמים אחרים במעטפת.

3. אתגר חברתי- צוותי היחידות החבירות משתלבים ביחידות מגוונות, שלכל אחת מהן תרבות ארגונית, שפה ודינמיקה פנימית שונה – סדיר/מילואים, חי"ר/שריון. ההשתלבות החברתית אינה תמיד מיידית. פערים בתחושת השייכות מצריכים מודעות ותיאום מתמשך כדי לשמר עבודה משותפת אפקטיבית.

3 מיומנויות מפתח ליצירת ממשקים אפקטיביים במציאות דינאמית
ותנאי לחץ

כדי להתמודד בהצלחה עם האתגרים השונים, מפקדי הצוותים ביחידות החבירות נדרשים לפתח, לצד מיומנויות מקצועיות, גם יכולות בין-אישיות שמאפשרות יצירת ממשקים אפקטיביים עם היחידות הקולטות – על מנת לבסס אמון, לשתף פעולה ולממש את היכולות המבצעיות בצורה מיטבית:

1. יצירת קשרים בין-אישיים

היכולת ליצור במהירות קשרים עם גורמים מרכזיים ביחידה הקולטת היא קריטית. חיבור זה מאפשר בניית אמון ויצירת שפה משותפת, לצורך השתלבות מיטבית ושיתוף פעולה אפקטיבי.

מיומנויות עיקריות:

זיהוי ויצירת קשר עם גורמים מרכזיים: מיפוי מהיר ומדויק של אנשי מפתח בתחומים מבצעיים ולוגיסטיים, ופיתוח דרכי עבודה אפקטיביות מולם.
התאמת דרכי התקשורת לגורמים מולם פועלים – הבנת הלך הרוח, התאמה לסגנון הדינמי של היחידה ולמאפיינים הספציפיים, ובחירה מותאמת של דרכי תקשורת, למשל מתי לקיים שיחה קצרה ותכליתית ומתי לעדיף גישה אישית ופתוחה יותר.
יצירת חיבור מעבר למשימה – הכרות מעבר להיבט המבצעי, במטרה לחזק אמון, להעמיק תחושת שייכות ולסייע בשיתוף פעולה מיטבי. הכרות אישית זו יוצרת מרחב בטוח של תקשורת פתוחה, שמאפשר הבנה טובה יותר של הצרכים והאתגרים של כל אחד, ומחזקת את הלכידות והיכולת לפעול יחד ביעילות גם בזמנים מאתגרים

2. תיאום ציפיות – לייצר בהירות במצבי עומס ולחץ
כדי לפעול באופן מדויק ויעיל יחד עם היחידה הקולטת, המפק"צ נדרש לתווך בין היכולות והצרכים של צוות היחידה שלו לבין הצרכים המבצעיים:

זיהוי צרכי המשימה- ליזום ולנהל שיח עם הגורמים הרלוונטיים, במטרה להבין לעומק את צרכי המשימה ומטרותיה — ולדייק את משימות הצוות שלו בהתאם.
הצגת עמדה ברורה באופן תקשורתי ומכבד- לנסח באופן ישיר וענייני מה הצוות מסוגל לבצע, מהם הצרכים שלו, ומה התנאים הנדרשים להפעלה מיטבית.
גמישות תוך שמירה על גבולות מקצועיים- היענות לדרישות המשימה בגמישות ובפתיחות, תוך יכולת להבהיר בצורה מדויקת את תחומי האחריות והיכולות של הצוות, ולהציע חלופות מותאמות במידת הצורך, על מנת להבטיח תפקוד מיטבי.

3. יוזמה– להשתלב, להשפיע, להניע
כדי למקסם את התרומה של הצוות, על המפק"צ לפעול באקטיביות – לא להמתין להזמנה, אלא לייצר נוכחות .ולחפש היכן ניתן להשפיע:

·כניסה יזומה למעגלי השפעה- יצירת קשר עם בעלי תפקידים רלוונטיים, הצטרפות לדיונים מבצעיים, שיחות לא פורמאליות ומפגשים חברתיים. יזמה כזו בונה שייכות , מחזקת אמון, וממקמת את הקצין בעמדת השפעה.
זיהוי הזדמנויות ופערים והצעת פתרונות- קריאת תמונת המצב בשטח, זיהוי צרכים ולהציע דרכי פעולה רלוונטיות- גישה כזו ממקמת את הצוות בתור גורם משמעותי שתורם להישגים המבצעיים

מהשטח לארגון- איך מחזקים עבודת ממשקים בסביבה ארגונית מורכבת?

התמודדותן של יחידות חבירה עם לחץ מתמשך, מסגרות משתנות ומשימות מגוונות, מעניקה תובנות יישומיות לארגונים הפועלים בסביבה דינמית ורבת ממשקים — הן בשגרה והן בזמני לחץ וחוסר וודאות. עכשיו אציג כמה המלצות למיומנויות ותהליכים שארגונים יכולים לפתח ולחזק כדי לשפר את עבודת הממשקים שלהם:

א. יצירת קשרים בינאישיים

מומלץ להשקיע באופן שוטף בבניית מערכות יחסים בתוך הארגון ובפיתוח מיומנויות תקשורת בין־אישית – בקרב מנהלים ועובדים בכל הדרגים. מערכות יחסים אלו מהוות בסיס לבניית ממשקים אפקטיביים, המבוססים על אמון, שיתוף פעולה ופתיחות. מעבר לכך, הן מחזקות את היכולת להתחבר במהירות לגורמים חדשים – במיוחד במצבי לחץ וחוסר וודאות.

שלוש דרכי פעולה מומלצות:

יצירת מרחבים בלתי־פורמליים למפגש בינאישי- מפגשי קפה, אירועי גיבוש ופעילויות משותפות – בתוך צוותים ובין יחידות שונות – מאפשרים לעובדים להכיר זה את זה כבני אדם, לא רק כעמיתים למשימה.
פיתוח מיומנויות תקשורת בין־אישית בקרב מנהלים כחלק בלתי נפרד מההתפתחות הניהולית: בניית אמון, הקשבה עמוקה, התמודדות עם קונפליקטים, וטיפוח מערכות יחסים גם מול סגנונות תקשורת שונים.
הטמעת שגרות של היכרות אישית בשגרת העבודה- למשל, פתיחת ישיבה בסבב קצר של “מה שלומך?”, או הקצאת זמן קבוע שבו כל פעם אחד המשתתפים משתף משהו אישי – תחביב, על המשפחה ועוד.

ב. תיאום צפיות

היכולת לתאם ציפיות באופן שוטף היא אבן יסוד קריטית בעבודת ממשקים אפקטיבית – היא מאפשרת יצירת בהירות לצד גמישות, זיהוי פערים ואתגרים, ודיוק מתמשך של דרכי הפעולה בהתאם לצרכים המשתנים.

פעולות מומלצות:

יצירת מטריה ארגונית- הבהרת תחומי האחריות של מחלקות ובעלי תפקידים בכל הדרגים והיחידות בארגון, ליצירת בסיס לתיאום אפקטיבי- ויצירת שינויים בהתאם לצורך.
קידום שפה ארגונית יומיומית תכליתית – יצירת דפוס תקשורת משותף שכולל הבהרת מטרות, אבני דרך וציפיות, שתתבטא בשגרות היומיומיות: בישיבות צוות, בשיח בין מנהלים לעובדים ובפתיחת פרויקטים חדשים.
סיוע למנהלים ולעובדים לחזק כלים מעשיים לתקשורת משימתית ולתיאום ציפיות – הכולל שאילת שאלות, הקשבה פעילה, הבהרת צרכים, הצפת אתגרים וחסמים, והעברת מסרים אפקטיבית. .
קידום שיח פתוח ושקוף – עידוד תרבות של דיאלוג מפרה סביב דילמות, אתגרים ושאלות, תוך עידוד שיתוף, למידה הדדית ושיפור מתמיד.

ג. יזמה ופרואקטיביות

עבודת ממשקים, בעיקר בסביבות דינמיות ומשתנות, יזמה ופרואקטיביות מהוות מיומנויות מפתח. היכולת לזהות צרכים בזמן ולהניע תהליכים מאפשרת להתגבר על חסמים, לזרז שיתופי פעולה ולשפר את התוצאות הכוללות.

פעולות מומלצות:

טיפוח סביבת עבודה שבה העובדים מרגישים מעורבים ומעודדים לפעול ביוזמה, לקחת אחריות ולהשפיע באופן פעיל על תהליכים ומשימות- שתפו עובדים ומנהלים בתהליכי תכנון ולא רק ביצוע.
עידוד מנהלים ללוות עובדים ביזמות שעולות מהשטח
יצירת מרחב בטוח לטעויות וללמידה – לעודד ניסוי וטעייה, ולהתייחס לכישלונות כחלק מתהליך למידה ושיפור.
ארגון מפגשים שוטפים חוצי ארגון שונות במטרה ליצור שיח פתוח, להעלות אתגרים משותפים וליזום פתרונות בשיתוף פעולה הדדי.