דילמות ארגוניות בשעת משבר. שאילת שאלות כאמצעי להתמודדות
מצבי משבר מציבים בפני ארגונים דילמות רבות. חלקן חדשות בעוד אחרות הינן הקצנה של דילמות שמאפיינות את השגרה. הצורך להגיב בצורה מדויקת ומהירה יוצר מתח בין אפשרויות פעולה שונות שנתפסות לעיתים כמנוגדות.
בפועל, יש צורך פעמים רבות להיות "גם וגם" - לפעול בכמה ערוצים במקביל או לדעת לנוע בין האפשרויות השונות באופן גמיש. שאילת שאלות יכולה לסייע לארגונים להתמודד עם הדילמות השונות שמעסיקות אותם.. הדילמות שיוצגו משותפות לארגונים רבים בתקופה זו בפרט ובכלל במצבי משבר. בכל אחת מהן מצורפות מספר שאלות מנחות לדוגמא:
תגובה מהירה וגם השקעה בלמידת המצב
הדינאמיות שבמשבר הנוכחי מחייבת ארגונים להגיב מהר, תוך השארת זמן מועט לתהליכי למידה. זאת מאחר ויש צורך לעמוד בדרישות השוק והלקוחות תוך שמירה על צרכי ובטחון הצוות. עם זאת, תגובה מהירה מדי יכולה להוביל לפעולות לא נכונות אשר עשויות לגרום לנזק לארגון. על כן השהיית תגובה לצורך למידה ומחשבה הינה הכרחית פעמים רבות.
שאלות מנחות:
מהן השלכות השונות של השהיית תגובה לטובת למידה עבור לקוחות עובדים וכו'? מה המחיר של החלטה לא נכונה או ביצוע לא טוב בתהליך X? האם ניתן להגיב מהר וללמוד במקביל? איזו אינפורמציה חשוב לאסוף וללמוד בשביל לקבל את ההחלטה הנכונה?
יצירת המשכיות ורציפות וגם פתיחות לשינויים
אנשים זקוקים לתחושת בהירות רציפות והמשכיות על מנת לתפקד בצורה מיטבית. קשה לפעול במצב של חוסר וודאות ממושך וצורך להבין את המציאות מחדש כל רגע ורגע. על כן, חשוב לייצר עוגנים בארגון גם במצבי עמימות: לקבל החלטות לגבי משימות, תפקידים, תהליכים ועוד. עם זאת, לא ברור כיצד המשבר יתפתח ומה יהיו השלכותיו על הארגון. החלטות על כיוון פעולה, מנגנונים משימות ותהליכים יכולות לעיתים לעקב ואף לחסום את היכולת להסתגל לשינויים בהמשך. על כן, יש צורך לעשות ככל שניתן על מנת להשאיר פתח לשינויים בהמשך.
שאלות מנחות:
אילו מוצרים, שירותים תהליכי עבודה ותפקידים יהיו נחוצים בכל מקרה - בכל scenario אפשרי? מה מהווה must אשר בלעדיו הארגון לא יוכל לתפקד? האם יש תהליכים ומנגנונים שניתן לעצב בצורה שתאפשר גמישות ופתיחות לשינויים בהמשך? באילו תחומים חוסר בהירות תגרום לבלבול וקושי בתפקוד? באילו תחומים יאפשר גמישות ויצירתיות?
התמקדות במשימות וגם בצרכי האנשים
בשביל להבטיח את הישרדות והצלחת הארגון יש לנתב מקסימום יכולות ומשאבים לביצוע המשימות השונות. בנוסף, העשייה יכולה להקנות לעובדים ולמנהלים תחושת מסוגלות ומשמעות. עם זאת, אנשים רבים עוברים תקופה מורכבת במישור האישי והמקצועי. בנוסף, לעיתים עלולים להתעורר קשיים בעבודת צוות ובתפקוד בעבודה עקב אתגרי הארגון בתקופה זו. על כן, חשוב להשקיע את מירב המאמצים בשביל לתמוך בעובדים והמנהלים בארגון ברמה האישית והצוותית. לעיתים זה יכול לבוא על חשבון ביצוע משימות הארגון.
שאלות מנחות:
כיצד האנשים בארגון מרגישים בתקופה זו? האם הם מדברים על כך? מהי רמת התפקוד שלהם? כיצד עובדים כצוות? מה עושה לאנשים שלכם יותר טוב כאשר מדברים איתם ועוסקים ברגשות שלהם או כאשר הם עוסקים בביצוע משימות?